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第200章（第1页）

既然费了功夫才录下这么多的录音带，所以应充分地利用这些录音带。

一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带，并将这些盒子摆放在书架上，每个盒子及每个书架都有分类。

例如，有关语言方面就分为英语、法语、德语，并且再就其中的内容加以细分。

每卷录音带盒内的索引纸上，都要写上每卷的部分内容，并且为使录音带的内容一目了然，无论录音带的标签，或十卷装的录音盒上所贴的标签，均标上标题。

对录音带所收录的内容，原则上一卷只收录一个项目。

60分钟的录音带只收录15分钟的内容，在别人看来或许会觉得很浪费，但若法语后面接着录英语，那就无法明确分类、整理，且活用时也很不方便。

9文书处理机（woroprocebr）的磁碟片应如何保存当今时代，文书处理机（woroprocebr）已相当普及了。

也因此平均每三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。

现在我们暂且不谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用35英寸的磁碟片。

一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。

磁碟片不占空间且容量大，可称得上是珍贵的信息来源。

办公室里常会使用到处理机。

但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。

因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题的一连串相关资料。

某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。

基于此就很不方便整理，且不好灵活使用。

首先，可将录音带分成&ldo;个别专题&rdo;、&ldo;一般&rdo;、&ldo;各种形式&rdo;三大类。

&ldo;个别专题&rdo;每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。

&ldo;各种形式&rdo;每一项目，是交给法院的文件档案。

有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。

为了知道每张磁碟片中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标签上，都记入各个主题。

再者，若每次存档时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次都须将目录拉出来，这是极为不便的。

因此，为了能对内容一目了然，特别将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。

以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子内，便可缩减寻找的时间。

10邮件应如何整理、保管呢？既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。

一般来说，在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。

有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热cháo一过，就会将这些卡片扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。

一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！

这些邮件若不依次整理，往后就很难整理了。

首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。

而值得看的邮件，当场就盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。

这样，对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。

其次是分类。

有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内，这也是缩短查阅时间的必要措施之一。

若无分类，留待使用时才找的话，那可就得耗费相当长的时间了。

分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。

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